Whistleblowing

Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023
UNI/PdR 125:2022

L’Azienda M.M.B. s.r.l. si è dotata di un sistema interno di segnalazione degli illeciti in conformità a quanto prescritto dal Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023, attuativo della Direttiva UE 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto Nazionale e dell’Unione e al fine di creare un’immagine positiva di trasparenza e fiducia quale elemento essenziale di una sana cultura aziendale ed organizzativa. L’azienda mette a disposizione il suddetto sistema anche per il ricevimento di segnalazioni correlate al sistema di gestione per la parità di genere adottato in conformità alla UNI/PdR 125:2022.

1. CHI PUÒ EFFETTUARE LA SEGNALAZIONE?

Possono inviare segnalazioni tutti coloro che vengano a conoscenza, in occasione delle attività svolte con l’azienda o comunque di contatti avuti o in corso con la stessa, indipendentemente dalla qualificazione del rapporto o dall’effettiva sussistenza di un rapporto con la medesima (potendo trattarsi anche di testimoni di fatti rilevanti o persone a conoscenza degli stessi in via meramente accidentale), che siano comunque in grado di riferire in ordine alle vicende rientranti nell’ambito oggettivo di applicazione della presente procedura. Possono dunque effettuare segnalazioni, a titolo esemplificativo: dipendenti, inclusi ex dipendenti e candidati in fase di selezione; soci; componenti del consiglio di amministrazione; componenti di organi di controllo; coloro che, pur non rientrando nella categoria dei dipendenti, operino per la società e siano sotto il controllo o comunque agiscano conformandosi alle indicazioni o sottoponendosi alla direzione della stessa (a titolo esemplificativo e non esaustivo: stagisti, lavoratori a contratto ed a progetto, lavoratori somministrati); coloro che, pur esterni all’organizzazione aziendale, operino, direttamente o indirettamente, in maniera stabile, per o con la società (ad es. collaboratori continuativi; fornitori strategici, mandatari, agenti e procacciatori, ecc.); comunità locali e membri delle organizzazioni della società civile (es. ong); qualsiasi terzo affiliato o collegato o a qualsiasi titolo connesso ai soggetti sopra menzionati; più in generale, qualsiasi stakeholder della società; terzi che, per qualità soggettiva o oggettiva o anche per circostanze di mero fatto, si trovino ad apprendere di fatti rilevanti ai fini del presente documento.

LA NORMATIVA TUTELA IL WHISTLEBLOWER E PREVEDE SANZIONI IN CASO DI RITORSIONI A SEGUITO DI SEGNALAZIONI E LE TUTELE SI APPLICANO ANCHE AI FACILITATORI, AI PARENTI O COLLABORATORI DEL SEGNALANTE, NONCHÉ AI SOGGETTI DI PROPRIETÀ DEL SEGNALANTE O OPERANTI NELL’AMBIENTE DI LAVORO DEL SEGNALANTE.

2. COSA PUÒ ESSERE OGGETTO DI SEGNALAZIONE?

Possono essere oggetto di segnalazione i fatti che integrano gli illeciti indicati dal D.lgs. 24/2023 commessi nell’ambito dell’azienda o comunque in occasione dello svolgimento di attività con la medesima. In particolare, sono ricomprese dal suddetto decreto le seguenti violazioni:

• gli illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• atti od omissioni contrari al Diritto dell’Unione Europea o nazionali in materia di:
  • appalti pubblici;
  • servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
  • sicurezza e conformità dei prodotti;
  • sicurezza dei trasporti;
  • tutela dell’ambiente;
  • radioprotezione e sicurezza nucleare;
  • sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;
  • salute pubblica;
  • protezione dei consumatori;
  • tutela della vita privata e protezione dei dati personali
  • sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
  • atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea, così come indicati nel Decreto Whistleblowing;
• atti o omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e aiuti di Stato, atti o omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società, così come indicati nel Decreto Whistleblowing;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei punti precedenti;
• violazioni delle misure restrittive dell’Unione europea di cui al capo I-bis, del titolo I, del Libro II del Codice penale (Delitti contro la politica estera e la sicurezza comune dell’Unione Europea), nonché dell’art. 12, comma 1-bis del D.lgs. 286/1998 recante disposizioni contro le immigrazioni clandestine.

Al fine di assicurare la massima protezione dei segnalanti e di garantire adeguate misure di protezione nei confronti di coloro che effettuano segnalazioni, possono essere inoltre oggetto di segnalazione fatti che integrano una violazione del sistema di gestione per la parità di genere adottato dall’azienda in conformità UNI/PdR 125:2022. In tal senso, dunque, la presente procedura e l’utilizzo del canale interno deputato alla gestione delle segnalazioni trovano applicazione, ove non diversamente specificato, anche in relazione a segnalazioni relative, ad esempio, a fatti che integrano abusi, violenze, molestie (incluse quelle sessuali – sexual harassmnent) in ogni forma, sopraffazioni o altri atti discriminatori. Inoltre, nell’ottica di assicurare il miglioramento continuo, il canale di segnalazione può essere altresì utilizzato per esprimere anche in modalità anonima le proprie opinioni e dare suggerimenti per il cambiamento nell’organizzazione e favorire il dialogo e confronto in relazione alla parità di genere.

NON POSSONO ESSERE OGGETTO DI SEGNALAZIONE LE CONTESTAZIONI, RIVENDICAZIONI O RICHIESTE LEGATE AD UN INTERESSE DI CARATTERE MERAMENTE PERSONALE DEL SEGNALANTE.

3. CHI PRENDERÀ IN CARICO LA SEGNALAZIONE?

Il Responsabile/ Istruttore della segnalazione è il soggetto funzionalmente preposto a ricevere e prendere in carico le segnalazioni (entro 7 giorni), valutare la sussistenza dei requisiti di ammissibilità delle stesse, avviare la relativa istruttoria, mantenere le interlocuzioni con il whistleblower, dargli riscontro entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione.

Se la segnalazione afferisce al sistema di gestione per la parità di genere adottato ai sensi della UNI/PdR 125:2022, il Gestore provvederà a sottoporla al Comitato Guida.

L’IDENTITÀ DEL SEGNALANTE NON VERRÀ RIVELATA SALVO IL CASO IN CUI SIA STATO RACCOLTO PREVENTIVO CONSENSO DA PARTE DELLO STESSO E NEI CASI PREVISTI DALLA NORMATIVA IN MATERIA.

4. COME POSSO EFFETTUARE LA SEGNALAZIONE?

Le segnalazioni possono essere effettuate in maniera:

1. ANONIMA: non consentendo l’associazione della segnalazione al nominativo del segnalante, In questo caso il segnalante non è obbligato a registrarsi al sistema e può inviare la segnalazione come utente non registrato nella sezione “Segnala senza registrazione”;
2. RISERVATA: consentendo di identificare il segnalante, in questo caso la segnalazione prevede la registrazione preliminare dell’utente e successivamente, una volta creato l’account, l’utente può inviare la segnalazione. È possibile inviare una segnalazione riservata anche senza creare un account, compilando il modulo della segnalazione dalla sezione “Segnala senza registrazione” e indicando i dati personali alla fine del modulo. I dati del segnalante sono separati dalla segnalazione pertanto la segnalazione riservata viene inviata al Responsabile in forma anonima.

Le segnalazioni possono essere effettuate attraverso apposita piattaforma, accessibile al seguente link https://mmbsoftware.segnalazioni.net, che garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante e delle informazioni contenute nella segnalazione attraverso sistemi di crittografia; la segnalazione è accessibile solo al segnalante e al Responsabile della gestione delle segnalazioni Whistleblowing.

La gestione ed il trattamento dei dati personali eventualmente forniti avverranno in conformità alle norme del Regolamento Europeo 679/2016 ed all’informativa ivi presente e consultabile https://mmbsoftware.segnalazioni.net/pages/privacy.

Le istruzioni tecniche per procedere alla segnalazione sono consultabili all’interno della piattaforma o ai seguenti link: utente registrato https://manuali.digitalpa.it/whistleblowing/v4-0-0/frontend/manuale-operativo-utente-segnalatore.html oppure utente non registrato https://manuali.digitalpa.it/whistleblowing/v4-0-0/frontend/manuale-operativo-utente-segnalatore-non-registrato.html. Per ulteriori dettagli e approfondimenti si rimanda alla policy whistleblowing aziendale consultabile all’interno della piattaforma ed al seguente link https://mmbsoftware.segnalazioni.net/pages/policy.